Ośrodek Kultury Norwida - kinosfink.okn.edu.pl

Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 18/2024

Dyrektora Ośrodka Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie

z dnia 19 grudnia 2024 r.

 

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych
w Ośrodku Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie,
zwana Procedurą zgłoszeń zewnętrznych

 

§ 1

Wstęp

1. Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się w Ośrodku Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie (dalej: Ośrodek) Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ośrodku Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie (dalej: Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub Procedura), która określa zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz  podejmowania działań następczych w Ośrodku Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie.
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Ośrodku i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Każda z osób świadczących pracę w Ośrodku zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz do jej przestrzegania. Procedura jest także dostępna dla osób spoza Ośrodka, które na podstawie obowiązujących przepisów prawa mogą dokonać zgłoszenia zewnętrznego.
4. W stosunku do nazw stanowisk i funkcji, o których mowa w niniejszej procedurze, dopuszcza się stosowanie feminatywów, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

 

§ 2

Definicje

Ilekroć w Procedurze przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ośrodku Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie jest mowa o:

1)      Procedurze/Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych – rozumie się przez to Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ośrodku Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie;

2)      Ośrodku – rozumie się przez to Ośrodek Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie;

3)      Zespole – rozumie się przez to osoby, wskazane przez Ośrodek, odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia;

4)      Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta;

5)      Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Ośrodkowi informacji o naruszeniu prawa;

6)      Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

7)      Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;

8)      Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;

9)      Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

 

§ 3

Dokonywanie zgłoszeń

1. Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń, ich rozpatrywanie oraz podejmowania działań następczych jest Zespół, w skład którego wchodzą: osoba zatrudniona na Samodzielnym stanowisku ds. kadr - przewodniczący, osoba zatrudniona na Samodzielnym stanowisku ds. prawnych, osoba pełniąca funkcję koordynatora ds. dostępności - lub osoby zastępujące po ich uprzednim wyznaczeniu i upoważnieniu.
2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
3. Członek Zespołu, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia. W sytuacji opisanej w zdaniu poprzedzającym, Dyrektor Ośrodka wyznacza i upoważniania inną osobę do rozpatrzenia danego zgłoszenia.
4. Nadzór nad działalnością Zespołu sprawuje Dyrektor Ośrodka lub osoba go zastępująca.
5. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących ustnych i pisemnych kanałów zgłaszania:

a)       na adres do korespondencji: Ośrodek Kultury Norwida w Krakowie, os. Górali 5, 31-959 Kraków, z dopiskiem SYGNALISTA (wyraźne zaznaczenie dopisku SYGNALISTA na kopercie zapewnia ochronę danych Sygnalisty);

b)      poprzez e-mail na adres: sygnalista@okn.edu.pl, tytuł maila: sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne;

c)       ustnie - podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek Sygnalisty o taką formę zgłoszenia, złożony poprzez e-mail na adres: sygnalista@okn.edu.pl, w terminie 14 dni od otrzymania tego wniosku,

d)      do Rzecznika Praw Obywatelskich poprzez: dedykowany formularz na stronie Zespołu ds. Sygnalistów, konsultację z pracownikiem Zespołu ds. Sygnalistów, pocztę tradycyjną oraz infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.

1. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie pisemnego protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
2. W przypadku zgody na pisemne udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
3. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

a)       datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;

b)      opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;

c)       wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;

d)      wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;

e)      wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;

f)        wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;

g)       wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

1. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, Ośrodek nie realizuje obowiązku zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w Procedurze pod warunkiem, że w chwili dokonania zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Zakazane jest świadome składanie nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
4. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
5. Procedura ma odpowiednie zastosowanie do zgłoszenia anonimowego.

 

§ 4

Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

a)       korupcji;

b)      zamówień publicznych;

c)       usług, produktów i rynków finansowych;

d)      zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

e)      bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

f)        bezpieczeństwa transportu;

g)       ochrony środowiska;

h)      ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

i)        bezpieczeństwa żywności i pasz;

j)        zdrowia i dobrostanu zwierząt;

k)       zdrowia publicznego;

l)        ochrony konsumentów;

m)    ochrony prywatności i danych osobowych;

n)      bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

• o)      interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

p)      rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

q)      konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

1. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Ośrodku.

§ 5

Analiza zgłoszenia i postępowanie wyjaśniające

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Ośrodka, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
3. Zespół rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Ośrodka.
4. Ośrodek przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Ośrodka - oraz informuje o tym Sygnalistę.
5. Ośrodek podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności.
6. Ośrodek przekazuje Sygnaliście informację zwrotną.
7. Ośrodek odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
8. Ośrodek informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
9. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Ośrodek może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana Sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.  
10. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Ośrodek ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonał zgłoszenia.
11. Na żądanie Sygnalisty Ośrodek wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
12. Ośrodek przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach Ośrodek przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia  przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu 1.
13. Ośrodek informuje Sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. 
14. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Ośrodka lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.

 

§ 6

Zakaz działań odwetowych

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Ośrodkiem.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

a)       odmowa nawiązania stosunku pracy;

b)      wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

c)       niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

d)      niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

e)      obniżenie wynagrodzenia za pracę;

f)        wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

g)       pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;

h)      przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;

i)        zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

j)        przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;

k)       niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

l)        negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

m)    nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

n)      przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

• o)      mobbing;

p)      dyskryminacja;

q)      niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

r)       wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

s)       nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

t)        działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

u)      spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

v)       wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

1. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 i 4 powyżej.
2. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło albo że podane informacje są nieprawdziwe), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).
3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia, odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§ 7

Dane osobowe

1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
5. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 8

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

1. Wpisu do Rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia zewnętrznego. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, niezależnie od przebiegu działań następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych odpowiada Zespół.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera co najmniej:

a)       numer zgłoszenia;

b)      przedmiot naruszenia prawa;

c)       dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

d)      datę dokonania zgłoszenia zewnętrznego;

e)      informację o podjętych działaniach następczych;

f)        informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

g)       datę zakończenia sprawy;

h)      informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

i)        szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile Ośrodek posiada te dane.

1. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych jest prowadzony z zachowaniem poufności.

 

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Dyrektor Ośrodka.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 3 lata.
3. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Ośrodka pod adresem: www.okn.edu.pl.
4. Ośrodek za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 
5. Załączniki stanowiące integralną część Procedury:

a)       Załącznik nr 1 – Wzór rejestru zgłoszeń zewnętrznych;

b)      Załącznik nr 2 – Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych;

c)       Załącznik nr 3 – Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa;

d)      Załącznik nr 4 – Wzór protokołu przyjęcia ustnego zgłoszenia naruszenia;

e)      Załącznik nr 5 - Wzór zaświadczenia o ochronie przed działaniami odwetowymi.